8 dicas para melhorar a comunicação com clientes e funcionários.

A velocidade com a qual o mundo parece girar nos dias atuais fica cada vez mais difícil chamar a atenção das pessoas. Isso não se aplica apenas a consumidores (potenciais ou existentes). É uma verdade também tanto dentro da organização quanto ao trato com os funcionários. Definido o cenário: o que você poderia/deveria fazer para que seus públicos-alvo recebam, assimilem e respondam a suas mensagens? A seguir listamos oito estratégias para incrementar sua comunicação. 

1 - Use plataformas de gerenciamento de projeto/colaboração social. 

“Para melhorar a comunicação interna, as organizações devem implementar uma solução de social de colaboração que garanta aos funcionários o acesso unificado a informações”, opina Sammer Patel, vice-presidente de produtos da SAP Cloud/SucessFactors.

“Este tipo de plataforma significa que o trabalho e compartilhamento de informações são integrados em aplicativos corporativos e de produtividade existentes dentro de uma organização, permitindo que a comunicação aconteça quando e onde for necessário e em qualquer dispositivo”, adiciona. “Uma solução robusta também vai aproveitar a rede de contatos de uma empresa e ao reunir pessoas, dados e processos permitirá melhorar o envolvimento de cada um, facilitará a resolução de problemas e melhorará a tomada de decisão”.

Ter um sistema de colaboração social/gerenciamento de projetos que trabalha “para as comunicações, a criação de fluxos, a organização de contatos e tudo mais, realmente transformou nossas rotinas de informação e nos tornou mais eficiente”, avalia Carrie McKeegan, cofundadora da Greenback Expat Serviços Fiscais. “Embora a escolha exata de um produto de software necessário será diferente para cada negócio, a ideia geral é usar a tecnologia para se comunicar efetivamente fora da caixa de entrada de e-mail”, estipula, observando que essa ferramenta não é plenamente eficiente.

2 - Crie fóruns online onde os funcionários podem facilmente compartilhar e responder a comunicações. 

“Tenha um espaço online onde os funcionários podem se comunicar uns com os outros”, resume Kristina Roth, CEO da Matisia Consultores. “Usamos o Yammer como rede social da empresa. Nossos clientes usam a mesma ferramenta. [Mas] a coisa mais importante é dar aos funcionários o acesso a uma plataforma móvel [que lhes permitirá] participar e interagir em vários níveis (por exemplo, anúncios, transferência de conhecimento, etc.)”.

“Quando devidamente integrados, as redes sociais corporativas quebram silos de informação e aumentam a comunicação entre departamentos”, avalia Ajay Kaul, sócio da AgreeYa Solutions. “Os funcionários podem facilmente compartilhar documentos, iniciar discussões, trabalhar em projetos e fazer muitas outras coisas através da rede, estando ou não no mesmo escritório”, acrescenta.

"As redes sociais da empresa também melhorar a comunicação com os funcionários batendo em conhecimento do funcionário e os pontos fortes", acrescentou ele. "Os funcionários podem indicar em seus perfis áreas de especialização seus colegas podem não ter percebido por seu cargo ou departamento, e pode facilmente se conectar com eles para feedback, aconselhamento ou apoio."

3 - Dê feedbacks regulares. 

“Os trabalhadores, especialmente os mais jovens, gostam de receber feedbacks frequentes”, sintetiza Patrick Thean, cofundador e CEO da Rhythm Systems, fornecedora de uma plataforma de execução de estratégia baseada em nuvem. Para garantir que os funcionários saibam o que está acontecendo e o que se espera deles, é importante “fornecer um relatório de status semanal das prioridades e projetos nos quais eles trabalham seguido de um feedback curto e simples de gerentes e executivos”, sugere. “Isso pode ajudar os membros mais jovens a se sentirem parte da força de trabalho mais experiente e conectar a equipe”.

4 - Seja explícito no assunto do e-mail. 

O correio eletrônico ainda é uma ferramenta poderosa de comunicação. “Como as pessoas recebem dezenas de mensagens, suas caixas de entrada ficam lotadas e desorganizadas rapidamente”, diz Thean, seja direto nos assuntos que precisam de uma ação mais urgente. Explore recursos como “A FAZER” e “URGENTE” nas linhas de assunto – mas cuidado para não banalizar essa possibilidade. Se bem utilizado, é um mecanismo que pode ajudar as pessoas a priorizarem tópicos e atividades.

5 - Use videoconferência. 

“A videoconferência é uma grande ferramenta de negócio porque é eficaz e de baixo custo”, afirma Mark Roberts, CMO da ShoreTel. “Um dos obstáculos para a colaboração é a incapacidade dos funcionários para se reunir e discutir questões”, observa. E, trazendo os trabalhadores distantes para um só lugar, fisicamente, embora útil, pode custar caro. “Com a videoconferência, essa relação se torna mais visual sem que as pessoas precisem sair de suas mesas”.

6 - Pegue o telefone. 

“Não se limite ao texto. Não tenha medo de pegar o telefone para tratar de assuntos pertinentes que requerem respostas urgentes”, aconselha Stephanie Roberson Barnard, sócio da Listen Write. Enquanto um e-mail ou comunicação por texto ajuda em muitos casos, em outros, nada como a voz para agilizar o processo.

7 - Vá direto ao ponto. 

“Não enrole em suas mensagens se precisa de uma posição rápida”, aconselha Liz Istas, gerente de comunicações da Universidade Grantham. “Introduções gloriosas e narrativas maravilhosamente trabalhadas têm o seu lugar – e esse lugar não é em um correio eletrônico de trabalho. Seus funcionários, colegas e clientes são tão ou mais ocupados que você. Mensagens mais curtas são mais fáceis de ler e de serem compreendidas”. Se der para concentrar grande parte do tema/ação que deve ser tomada na linha de assunto, melhor.

8 - Ache mecanismos para facilitar que clientes se comuniquem com você.

“Sempre indique aos clientes a maneira mais fácil de entrar em contato com você”, aconselha Eoghan McCabe, cofundador e CEO da Intercom. Isso significa fornecer um canal fácil de encontrar o endereço de e-mail e número de telefone ou chat ao vivo ou link de mídia social (por exemplo, Twitter) que agilizará a troca de informações. Além disso, certifique-se do mecanismo mais fácil de contatar seu interlocutor.

Fonte: Computerworld - EUA.
Edição: Diogenes Bandeira - Consultor de Segurança Eletrônica.